1. aktuel økonomi v/Annie regnskabet blev underskrevet

2. Indkaldelse til generalforsamling i henh. til vedtægterne 13. marts kl. 19. Annie og HC indkalder og vedlægger budget.
3. Ejendommen
• Beslutning om at igangsætte isætning af branddøre efter at vi har hørt om Sognestøttes tilskud til arbejdet Besluttet
• Bar-rummets indretning herunder fjernelse af reoler og køb af mindre køleskab Små reoler skal ud. Der skal et lille køleskab under baren (Nicolas har aftale med City Vest).
 • Entreens indretning – reolen, belysning o.l. Skråhylder på væggen til brochurer. Reoler skal ud. Det gamle bord i stuen – Louise forespørger Bruun Rasmussen alternativt Den Gamle by Der kommer spots fra City Vest, som kan hænges rundt i huset • Ophængning af 9 skænkede kunst-broderier – hvor, fernisering, PR m.v. Billeder, der fortæller Vibys historie i 9 broderier. 15 broderister har broderet i 3 år. Unikke og smukke. Velux fonden har støttet med 2 x 20.000kr. og gruppen har samarbejdet med Broderi Moderne. De ønsker at give dem som gave til kulturhuset. Når vi har det nye hus søger vi VELUXfonden til ordentlig ophængning og messing spots. Fernisering med 2 primære historier: Valdemars historie, arbejdet med broderierne. Et unikt stykke kulturhistorie i byens ældste hus. Pressemeddelelse og invitation af politiker til at åbne. spørger gruppen i forhold til mulig fernisering den 23. marts og det materiale de er ved at udarbejde. Arkivlederen fra lokalarkivet kan evt. bidrage med det historiske
• Nem tilgang til storskærmens og scenelyses tænding Der skal indkøbes HDMI kabel. Cromecast sættes til. Der laves en brugsvejledning, som sættes op på væggen. Nicolas ordner det i kommende weekend. Skal være klar til mandag d. 19.1
• Andet 4. Arrangementer i foråret: • Koncerter – hvad i marts, april, maj og juni, økonomien, markedsføringen underskud på Tradish koncert. Der er underskud på de fleste koncerter. Vi er afhængige sponsorater. arrangement med Karin Seems andet orkester 70’er og 80’ musik. Muligt i april. Louise undersøger lokalt U2 coverband Louise spørger Fenja om gode bud på andre bands – gerne lokale. Ide: samarbejde om arrangement med Aarhus Friskole Et musikarrangement kan pt bære en omkostning til et band på 5.-7.000 kr.
• Andre aktiviteter: (Strikkekredsen, brætspilsaktiviteter m.v). udviklingen, målet? Aktivitetsgruppen arbejder med mange ideer. Oversigt over aktiviteter, der arbejdes på og status er indsat som bilag 1 til referat. Bilag 2 er de spørgsmål og opsamling, der er sendt til bestyrelsen i januar. Louise har kommenteret, hvad der er afklaret af bestyrelsen på mødet dd. Udover brætspilsaftner og strikkecafé er der på den korte bane igangsætning af Croquis tegning. Det er vigtigt at dagene ligger fast. Louise tager dialog med Britta om opstart og budget. Herudover er GINaften med Sall Whisky stadig i støbeskeen og poesiscene, som blev aflyst i januar pga sygdom. Der har været lidt frustration i gruppen over, at de spørgsmål gruppen har haft og sendt til bestyrelsen tilbage i november, december og januar ikke er blevet afklaret, samt at der blev lagt musik på datoer, som der er meldt ud for længe siden. Alle gruppens aktiviteter lægges nu tirsdag og onsdag. Louise kommer med forslag til beskrivelse af rammer for aktiviteter. Sports-streaming arrangementer, med oplæg af ’kendisser’ – Mariann vil gerne være ansvarlig for en gruppe.
• Kommunikation: Kanaler – FB (og FBreklamer); plakater rundt lokalt; mund til mund; hjemmeside Samarbejde med Viby idrætsforening (Mariann) Kultunaut & Aarhus guiden – program giver
 5. Sommerarrangementer:
• Sommerprogram, hvis f.eks. Nordea yder støtte – det kunne være 2 x børneteater og 3 hyggekoncerter HC har lavet forslag til sommerarrangementer, som ansøges Nordea. Ift Sankt hans afsøges at lave bålarrangement i samarbejde med sognegården.
6. Medlemsmøde:
• Hvornår og hvordan indbydes der: Datoforslag onsdag d. 10. april kl. 19. (bestyrelsesmødet fremrykkes til kl. 16)
• Opgaver for arbejdsgrupper Bestyrelsens opgaver: Byggeproces, sponsorer og fondssøgning, brandsikring, økonomi, strategi, samarbejde med eksterne. (HC til fælles) Musikudvalg – booke musik + afholdelse (HC) Haveudvalg (Peder) Husudvalg & teknik (Nicolas) Kommunikation & PR (Annie (&louise?) Aktivitetsudvalg (Louise) Forberedelse af medlemsmøde 24. marts – planlægningsmøde + det praktiske Format for medlemsmøde: Fælles – grupper – fælles (Louise laver oplæg til overordnet drejebog (og faciliterer medlemsmødet) – de enkelte ansvarlige forbereder oplæg om ’deres’ gruppe) Noter fra bestyrelsens workshop den 28. Januar 2024 i Kulturhuset. Tilstede: Hans Christian Christensen, Hans Peter Mehlsen, Annie Borchmann og Mariann Vinding. Der forelå ingen dagsorden til mødet, som var aftalt som en brainstorm omkring arbejdsopgaver til de udvalg, vi har nedsat og fremtidigt ønsker at nedsætte. Det blev aftalt, at fremtidige bestyrelsesmøder afvikles den 2. onsdag i hver måned. Næste bestyrelsesmøde er den 14. Februar kl. 16.30. Det blev også aftalt, at i forlængelse af bestyrelsesmødet den 13. Marts kl. 16.30 afholdes der generalforsamling for foreningens medlemmer kl. 19.00.
Følgende arbejdsopgaver blev optegnet omkring udvalgenes arbejde:
Arrangementsudvalg: · Teknik tjekkes · Lydprøver · Backstage (borde, stole, forplejning m.v.) · Salen og tilstødende lokale klargøres · Pynt? (minus levende lys) · Toiletter tjekkes/rengøres · Aftale bemanding af bar · Klargøring af bar (øl, vand vin m.v.) · Betjening og kasseregnskab · Skilte ved indgang (priser m.v.) · Bemanding billetsalg · Billettjek · Garderobe/velkomst · Bemanding køkken (opvask, oprydning m.v.) · Kaffebrygning, tjek på forplejning · Opfyldning i køleskab · Oprydning i salen · Oprydning i bar og indgang · Oprydning i køkken · Rengøring - det hele Musikudvalg: · Booking og planlægning af musikprogrammer · Bookingkontrakter · Lyd, lys og teknik · Koncertafvikling Aktivitetsudvalg: · Brætspilsaftener (Louise og Fenja) · Strikkecafé den 1. onsdag i hver måned (undtaget juni juli og august) (Mariann) · Britta arbejder med planlægning af Croquistegning · Mariann tager kontakt til Musikskolen og FOF om evt. Benyttelse af vores lokaler samt lejlighedsvis sang og koncert af unge elever på Musikskolen Køkken: Vi nåede ikke punktet Salen: Markedsføring Pr og IT: · Markedsføring af husets aktiviteter · Facebook · Hjemmeside, løbesedler, plakater og flyers Haveudvalg: Opgaver defineres indtil videre efter behov Husudvalg: Opgaver defineres efter behov Byggeproces: Bestyrelsen • Hvordan finder vi folk med rette kvalifikationer, vilje og lyst
7. Sponsorer, fonde m.fl. • Genlyd med kr. 2000,00 har givet støtte til møder og medlemsskabende. Argumenteret til medlemdsmøde • Dialog med Viby grundejerforening om at sponsorere cafeborde • Sognestøtten kr. 40.000,00 søgt, svar 28. feb. • Nordea Fonden søges vedr. sommerprogram • Sparekassen Hobro søges vedr. arkitektprojektets publiseringsmateriale Arkitekterne er forhåbentlig på ret spor nu, bestyrelsen får god støtte af Triconsult.
 8. Eventuelt 9. Næste møde 2. onsdag i marts.