REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 10. JAN. 2024

Deltagere: Annie, Mariann, Michael, Nicolas, Hans Peter, HC.
  1. Økonomi: Pr. 31/12/2023 er balancesummen kr. 167.000. Der er ikke indregnet sponsorat fra sparekassen, moms-afregning
    og renter på ejendommens pantebrev til sognet.
  2. Foreningens muligheder for sponsorater m.v.: Vi ansøger Viby Fællesråd om penge til køb af indendørs stabelvenlige
    caféborde. Bordene er meget velegnede, når der er mange til bl.a. koncerter. HC sender ansøgning og undersøger, hvor bordene kan købes og til hvilken pris. HC har søgt at få Socialdemokratiet Vest kreds til at indgå aftale om fortsat fast lejerskab i huset på mandage. Mail m.v. er sendt. Udlejninger er vores sikreste indtægtskilde, hvorfor vi nu markerer os tydeligere som udlejere af selskabslokaler, bl.a. på FB og ved info til medlemmer. Vi har en del udlejninger i foråret 2024. Vi henvender os igen til lokale virksomheder, boligforeninger m.fl. for at opnå sponsorater. Når vi har et skitseprojekt for huset klart, indbyder vi lokale virksomheder m.fl. til en projekt-præsentationsaften.
  3.  Igangværende arkitektprojekt: Diverse mails til og fra Exner Arkitektur er bekendt for mødedeltagerne. Vi har holdt to faktura
    tilbage, idet vi ikke mener at arkitekterne har leveret i henh. til den indgåede rådgiveraftale. P.t. har vi ikke modtaget tegninger. Kun meget løs skitse med indbygget mangel på forståelse for kulturhuset fremtidige funktioner. Dvs. driften baseret på frivillig arbejdskraft og ingen lønansatte; alt efter den påpegede model vi ser i måden Det Gamle Gasværk i Brabrand er drevet, hvilket er fremhævet flere gange. Vi har møde med arkitekterne næste onsdag kl. 9.00 i kulturhuset. Formål med mødet er at få fastslået, at den indgåede kontrakt med fast pris og beskrivelse af ydelser skal følges.
  4. Myndigheder ol.: Den Gamle Præstegård (DGP) er af vurderingsmyndighederne fortsat betegnet bolig, og ikke
    forsamlingshus som vi ønsker det. Skiftet medfører frihed for ejendomsskat. Forudsætningen for skiftet er brandsikring af huset i henh. til en lagt brandplan med 10 branddøre m.v. HC fortsætter arbejdet med sagen. Brandsikringen vil kræve en større investering, måske 20.000 – 40.000 kr. Der hentes tilbud fra Høgh & Sønnberg, som i forvejen har leveret gratis 5 døre og karme. Faglig støtte fås hos TriConsult. Vi (HC) søger økonomisk hjælp hos Sognestøtten, evt. andre.
  5. Udvalg og frivillige: Enighed om, - at vi fremdeles stræber mod at organisere livet i Kulturhuset med; en ledende bestyrelse
    som primært tager sig af den overordnede ledelse, økonomi, ejendommen, byggeri og udlejninger samt profileringen af Kulturhuset Viby. - at egne aktiviteter, koncerter m.v. drives af udvalg bestående af frivillige. Udvalgene knyttes til bestyrelsen i kraft af, at en person fra bestyrelsen deltager i udvalgene. Vi forestiller os udvalg vedr.: koncerter, markedsføring og PR, vedligeholdelse af huset, vedligeholdelse af haven, ejendommens modernisering og ombygning og særlige arrangementer. - at der afholdes Workshop for medlemmer med det formål at finde folk til diverse arbejder og udvalg. Bestyrelsen samles en søndag eftermiddag inden for at forberede mødet og for at lave jobbeskrivelse som relaterer sig til diverse udvalg. KULTURHUSET VIBY Det blev vedtaget at købe: ny vaskemaskine, mindre TV-skærm til opsætning i ”kontoret” og elektronisk nøglesystem. HC søger Viby Fællesråd om økonomisk hjælp til at købe 10 praktiske indendørs klapbord. Der er købt en Crome Cast. Til vores storskærm.
  6. Bestyrelsen: Michael Nordmark Hansen, som repræsenterer Fredens sogn, har af private grunde ønsket at udtræde af
    bestyrelsen. Fredens sogn har indstillet Nicolas Rechnitzer som afløser for Michael. Det har resten af bestyrelsen taget til efterretning. 
  7. Eventuelt: Strikkecafé sættes i gang nu. Det er nævnt, at FO kunne spørges om de vil leje sig ind i Kulturhuset med aktiviteter,
    som kan ligge lokalt i Viby. Mariann forhører sig om FO´s interesse. Musikudvalget har d.d. holdt møde: enige om koncept, hvor koncerter suppleres med ”½ times social tid med en eller anden type ”smagning”. 18/1 med fransk vin og tarte flambé og 8/2 med irsk whisky-smagning. I mødet deltog Svend, som betragter som praktisk hjælper. Udvalget mangler 1-2 med indsigt i musik, lyd, PR og afvikling. Planen er, at gøre udvalget selvkørende dvs., ledelse og praktisk afvikling. Der er lavet aftale med Brdr. Schmidt om fransk vin og whisky-smagning. Bestyrelsen antog ikke forelagte forslag til logo. Bl.a. for kantet og med for beskeden reference til Kulturhusets udseende. Mariann spørger et familiemedlem, som er særdeles kvalificeret på området. Bestyrelsesmødereferater lægges på hjemmesiden fremdeles.
  8.  Møder: Aftalt at holde et månedligt møde, minus juli. Det bliver 2. onsdage kl. 16.30. Første møder 14/2, 13/3, 10/4. –
    Generalforsamling den 13/3!